En finir avec les réunions qui démarrent en retard !

Le recours systématique au distanciel ces derniers mois me l’avait presque fait oublier. Débuter une réunion en temps et en heure relève souvent de l’exploit. Le plus souvent c’est le flou et cette satanée règle du « quart d’heure de courtoisie » qui s’imposent. Dommage car cela impacte lourdement la réussite de nos réunions, de nos emplois du temps, de nos productivités, sans même parler des effets que cela peut avoir sur le comportement de chacun.

Des retards aux effets dévastateurs

Il y a quelques semaines, je me suis rendu à Lyon pour animer un séminaire de deux jours. Le premier en présentiel depuis des mois. L’objectif est à la fois ambitieux et excitant : accompagner une entreprise à créer sa constitution. Une invitation a été envoyée à l’avance aux participants. Le séminaire doit débuter à 9h30. Un accueil est prévu à partir de 9h. Rien de plus simple et de plus clair. Pourtant, dès ce premier rendez-vous, je m’aperçois que, ici aussi, l’heure est une notion plus que floue. Alors que l’entreprise cherche à se doter d’une organisation fondée sur des règles explicites et partagées dans une constitution, de créer les conditions favorables à une responsabilisation et à l’autonomisation de ses équipes, ce qui suit renvoie à une toute autre réalité .

Le jour J du séminaire, alors même que j’ai donc bien précisé en amont que je souhaite débuter à l’heure, une personne manque à l’appel à l’heure dite. Ne souhaitant pas perdre de temps, j’interroge mes hôtes : que fait-on ? Quelles sont leurs habitudes en la matière ? Sans surprise, aucune réponse claire ne m’est faite. Il n’existe rien d’établi sur ce sujet ; aucune pratique n’a été définie. Pendant dix minutes, ce sont donc sept personnes qui perdent leur temps. Sept managers qui tournent en rond, certains s’agacent. Sept managers qui pendant ces dix minutes coûtent à leur entreprise. Imaginez ce que cela coûte chaque année à l’entreprise si cela se reproduit souvent voire systématiquement. Et au-delà de cette expérience d’impuissance ressentie par certains, le coût économique est tout sauf anodin.

Au bout de dix minutes, le retardataire apparaît et se confond en excuses. Des excuses accordées d’autant plus facilement par les présents qu’il s’agit de leur patron… Alors qu’il n’a pas jugé utile de prévenir de son retard, il nous dit que nous n’aurions pas dû l’attendre et commencer sans lui. Sans doute le pense-t-il sincèrement. Toujours est-il que cette situation révèle un manque complet de conscience et débouche sur un gâchis extraordinaire à l’échelle de l’entreprise.