Marre de perdre votre temps en réunion !?
Les réunions représentent un investissement en temps et en énergie colossal tant pour l’entreprise que pour chacun d’entre nous. Comment concevoir et faire évoluer ces espaces-temps pour qu’ils soient centrés sur la création de valeurs et permettent le développement de la capacité de chacun à porter l’énergie de la responsabilité ?
Il y a peu, je m’exprimais avec force sur toutes ces réunions qui commencent et finissent après l’heure. Aujourd’hui j’aimerais, une nouvelle fois, exprimer mon ras le bol sur un sujet connexe et que la plupart d’entre nous expérimentons au quotidien : ces réunions sans objet, sans décision et sans contenu. Je suis en effet fasciné de voir à quel point nombre d’entre nous sommes capables de faire et d’enchaîner des réunions vides et vaines, totalement inutiles et où beaucoup se satisfont de parler, rebondir et digresser.
Soit, nous sommes des êtres sociaux. Nous avons besoin d’interagir et de réagir. Pour autant, comment peut-on accepter et se satisfaire de participer à des réunions dont on ne connaît pas l’objet ? Sans savoir quelle en est la vraie finalité ou, simplement, qui en est à l’origine ? De toute évidence, ces réunions où tout est confondu, besoins sociaux et besoins professionnels, ne peuvent être efficientes. On y patauge et parfois même on y souffre, notamment les plus introvertis d’entre nous. C’est pourquoi, si on souhaite donner jour à des réunions vraiment utiles et efficientes, il convient de les concentrer d’abord sur le travail.
Rompre avec des réunions inutiles ou inefficaces
Si les besoins sociaux de chacun ont, bien entendu, une importance réelle, il n’en demeure pas moins que, dans le cadre des réunions, le travail doit en être l’unique objet. Or, le plus souvent, la réalité est tout autre. C’est en tous cas ce que j’ai pu observer dans la plupart des entreprises que je rencontre et que j’accompagne.
Prenons par exemple cette entreprise de la restauration qui a tant de mal à organiser des réunions structurées et préparées. Une situation qui ne l’empêche pourtant pas de multiplier les réunions. A tel point que je soupçonne quelques-uns d’être atteint de ce mal qu’est la « réunionite aigue ». Dans ces conditions, nous avons dû créer et mettre en place une politique, une « application » qui fixe un certain nombre de règles pour qu’une réunion se tienne. En préalable, il faut un demandeur, c’est-à-dire une personne qui exprime le besoin qu’une réunion ait lieu. C’est lui qui organise et anime celle-ci. Il doit également être à même de préciser le résultat escompté de la réunion. Il détermine qui doit être invité et précise les processus qui opéreront avant, pendant et après la réunion.
