Note : Cet article de blog a été traduit par iGi Partners et est mis à votre disposition gratuitement, afin que, si vous ne parlez pas anglais ou tout simplement préférez lire le français, vous puissiez tout de même profiter du contenu de qualité qu’offre cet article, rédigé par Brian Robertson, un des créateurs de Holacracy.

Lorsque vous acceptez de faire quelque chose, vous engagez-vous également à le faire pour une date précise ?

De nos jours, cette pratique est généralement de mise  dans le monde des affaires. Pourtant elle a selon moi, de gros inconvénients et occulte une meilleure façon de procéder, issue d’un paradigme totalement différent.

Pourtant, il arrive que la réalité réduise à néant les plans les mieux conçus, malgré toute notre volonté de remplir nos engagements. Même lorsque nous parvenons à contrôler temporairement les imprévus, l’établissement d’un délai induit encore des coûts et des risques importants (et nous pouvons faire mieux).

Pour illustrer ces notions de coûts et de risques, supposons que nous assistions à une réunion et que j’accepte de me charger d’une mission. Vous me demandez quand je l’aurais terminée. Je réfléchis une seconde et réponds « mardi prochain », ce qui vous satisfait et établit entre nous un semblant de contrat social. Cette situation va entraîner un problème : en acceptant d’effectuer une tâche pour mardi, je n’ai malheureusement pas créé les heures nécessaires pour la réaliser. À présent, je dois donc inscrire cette tâche en priorité dans la liste des choses que j’ai à faire pour mardi, au détriment d’une autre activité.

Par conséquent, en m’engageant à respecter un délai, j’ai pris une décision qui va influer sur un grand nombre des choses déjà inscrites sur mon agenda, et ce sans même tenir compte de ces dernières, à l’aveuglette, sans réfléchir à leurs priorités respectives. Mon engagement volontaire s’accompagne d’une priorisation involontaire. En allant plus loin, j’ai également créé un risque : celui d’accomplir un travail dans le seul but de respecter une date butoir (souvent choisie de manière arbitraire), y compris dans le cas ou ce n’est pas la tâche la plus importante à effectuer à ce moment donné pour le bien de l’organisation.

Les délais poussent souvent à travailler inconsciemment pour respecter une date de remise plutôt qu’à chercher qu’elle est l’action la plus importante à faire. Fixer un délai pour une tâche n’en fait pas la plus importante du moment. Il est même parfois plus judicieux de laisser tomber un engagement pour se consacrer à une activité plus importante, que vous n’aviez pas anticipée au moment de prendre le premier engagement.

Certes, vous pouvez résoudre le problème en redéfinissant vos engagements, mais c’est une chose de plus à gérer et donc un inconvénient supplémentaire lié au délai (cause de rigidité et dévoreur d’énergie). L’approche des dates butoir a également un coût insidieux. Elle constitue un facteur de stress psychique et nous pousse à nous enliser dans nos « obligations », ce qui revient à lutter contre la réalité. Nous essayons parfois de trouver davantage d’heures, comme par magie, pour supporter le stress dû au délai, souvent en débordant sur les heures dévolues au ressourcement, ce qui est à la fois pénible et non viable.

Ceci étant dit, je comprends bien l’intérêt des délais. Ils nous aident à créer l’illusion d’une réalité plus prévisible et contrôlable qu’elle ne l’est. C’est l’une des illusions les plus rassurantes qui soient pour nous autres, les humains. La confiance grandit sur ces notions de prévisibilité et de contrôle, qui donnent aux autres l’illusion qu’eux aussi peuvent se reposer sur des certitudes. Ce système fonctionne au moins sur un point : il contribue à instaurer un sentiment de confiance. Et cette confiance vaut mieux qu’un chaos inconscient, même si ses fondations sont terriblement fragiles. Encore une fois, je ne suggère pas de renoncer à l’emploi des délais, du moins pas tant que ces derniers n’ont pas été remplacés par un système efficace.

Mais par quoi remplacer l’illusion de contrôle que nous nous offrons les uns aux autres par l’utilisation des délais ?

Tout d’abord, nous avons besoin d’une bonne méthode d’organisation pour gérer nos vies et notre travail, qui soit fiable et nous permette de faire le maximum en étant sûr de toujours travailler sur la tâche la plus importante du moment, en toute conscience et sans rien perdre par ailleurs. La méthode Getting Things Done (GTD®) de David Allen est de loin la meilleure approche que j’ai trouvée pour atteindre cet objectif à un niveau individuel et il existe des méthodes qui permettent de faire de même pour une équipe, comme les méthodes de gestion de projet agile développées par l’industrie des logiciels.

Une fois mis en place des systèmes qui aident à vous concentrer sur ce que vous faites, vous pouvez établir un lien de confiance en offrant à vos interlocuteurs de la transparence, des prévisions fondées (et non des engagements) et la possibilité d’influer sur vos priorités. Au lieu de leur offrir l’illusion de la prévisibilité (alors que vous avez du mal à atteindre vos objectifs), vous pouvez leur faire partager votre manière de vous adapter à la réalité en temps réel pour toujours travailler sur la chose la plus importante du moment.

Qu’en est-il des délais fixés à des clients ou autres échéances externes ?

Il faut parfois fixer un délai et le respecter, et cela devrait devenir l’exception et non la règle. Même quand cela semble normal et nécessaire, il existe souvent d’autres options. Lorsque je dirigeais une entreprise de développement de logiciels, je demandais à mes clients : Préférez-vous que je vous fixe une date de remise que vous et moi savons que je ne pourrais pas respecter et que je vous appelle peu de temps avant pour la repousser sans vous laisser d’autre choix, ou préférez-vous connaître et contrôler l’avancée de notre travail au jour le jour, ce qui vous évitera d’avoir à me faire confiance aveuglément, car vous saurez exactement où nous en sommes et vous pourrez intervenir à tout moment? La plupart des clients choisissaient la deuxième option et nous avions mis en place des méthodes qui permettaient de la mettre en application.

Dans la pratique, comment modifier vos habitudes concernant les délais ?

Tout d’abord, adoptez un bon système d’organisation individuelle comme GTD®, fondé sur un processus dynamique. C’est une base indispensable pour se passer des délais sans nuire à la confiance entre partenaires et à votre capacité à réaliser vos missions. Ensuite, soyez plus conscient des conséquences de vos engagements quand vous fixez un délai : vous établissez un ordre de priorité à l’aveuglette, vous serez tenté de travailler sur une chose qui n’est pas en tête de vos priorités et vous vous imposez une méthode de gestion stressante basée sur le modèle prévoir-et-contrôler pour honorer vos engagements. Fixez un délai quand cela vous semble vraiment important et que le prix à payer en vaut la peine, et, à chaque fois que cela est possible, supprimez les délais en offrant à vos interlocuteurs davantage de transparence et d’influence sur votre travail et votre système de priorisation. Enfin, cherchez des moyens pour mettre ces conseils en pratique au sein d’une équipe et d’une organisation à l’aide de méthodes comme Holacracy et la gestion de projet agile, pour aider l’organisation à abandonner les méthodes basées sur la prévision et le contrôle au profit d’un mode ressentir-et-ajuster, approche flexible, fondée sur l’adaptabilité à la réalité.

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