Vive l’évolution !

Note : Cet article de blog a été traduit par iGi Partners et est mis à votre disposition gratuitement, afin que, si vous ne parlez pas anglais ou tout simplement préférez lire le français, vous puissiez tout de même profiter du contenu de qualité qu’offre cet article, rédigé par Jason Stirman (https://medium.com/@stirman), Digital Contortionist.

Nous avons tous entendu cela : « À l’époque où nous n’avions que quelques employés, cet endroit était génial. C’étaient les jours glorieux ! »
Des études ont démontré, et ma propre expérience l’a confirmé, que la satisfaction au travail culmine peu de temps après le début d’un employé dans une nouvelle société et, habituellement, diminue de façon continue à partir de là. Plusieurs facteurs peuvent contribuer à la satisfaction au travail – le nombre d’employés en est un, tout comme la rémunération, la culture, l’emplacement, etc..
Les idées et les opinions ne manquent pas sur les façons de garder les employés heureux et de faire grandir une entreprise en bonne santé, mais j’ai découvert un aspect souvent ignoré et pourtant fondamental dans le design d’une société qui détermine si celle-ci déclinera au fil du temps ou non. C’est tout simplement la capacité de l’entreprise à évoluer.  

Systèmes évolutionnistes

Jetons un rapide coup d’œil sur la façon dont les systèmes évolutionnistes fonctionnent.

Pour évoluer, un système doit posséder les quatre attributs suivants :
1. Un code
2. Un moyen d’expression du code
3. Une fonction fitness pour tester le code
4. Un mécanisme pour faire varier le code
Les variations du code changent le code lui-même qui s’exprime alors différemment, est testé à nouveau et se modifie encore. C’est le cycle de l’évolution. Pour clarifier davantage, examinons comment les systèmes biologiques évoluent.

Les entreprises sont des organismes

Vous pouvez concevoir une entreprise comme un organisme vivant, composé de cellules autonomes (personnes) qui travaillent ensemble au service d’une mission. Les entreprises, comme les organismes biologiques, s’efforcent de survivre, mais n’imaginent pas la plupart du temps que leur évolution peut augmenter leur capacité de survie.

Je vous entends maintenant vous dire : « Mais la société où je suis a changé avec le temps ! De nouvelles personnes sont arrivées et la dynamique a changé, notre chef vient d’insuffler une nouvelle vision à la société et nous venons d’emménager dans de nouveaux bureaux qui sont géniaux ! » C’est super ! L’entreprise change, mais toute chose change au fil du temps. Le changement n’est pas la même chose que l’évolution. Pour évoluer, le noyau de l’ADN doit être modifié, puis exprimé et testé à nouveau, et changé encore.

Cela veut dire quoi pour une entreprise ?

1. Code. L’ADN de l’entreprise est composé de rôles tenus par les employés, combinés à des règles qui dictent la façon dont ils opèrent.
2. Expression du code. L’entreprise exprime son code par ses opérations. Si vous travaillez dans une entreprise, le travail que vous faites et la façon dont vous l’exercez est une expression du code de cette entreprise.
3. La fonction fitness. L’entreprise peut mesurer sa capacité de survie à l’externe (pendant combien de temps sera-t-elle en affaires ?) et en interne (combien de temps pouvons-nous fonctionner ainsi ?)
4. Variation. L’entreprise peut faire varier le code, les rôles que les employés tiennent et les règles auxquelles ils se conforment, en réagissant à la fonction fitness et en rectifiant le code.

Code de l’entreprise

Toutes les sociétés ont un code qui dicte leur identité et leur façon d’opérer, mais ce code est rarement documenté. Le code est généralement compris de façon implicite et appris en regardant ses pairs, en parlant au management, en prenant connaissances des politiques, etc. La plupart des entreprises ne pensent pas à documenter le code.

Chez Medium, nous avons adopté un système appelé Holacracy qui nous aide à expliciter le code de l’entreprise. Holacracy nous fournit une constitution à respecter (les règles du jeu) et un système pour nous aider à créer les registres de la gouvernance de l’entreprise qui documentent les missions, rôles, redevabilités et politiques. Sans un code documenté, il n’y a rien qui puisse évoluer.

L’expression du code

Que le code d’une entreprise soit documenté ou non, les employés de la société expriment le code par ce qu’ils font et la façon dont ils le font. Un exemple courant de l’expression du code est celui de l’arrivée d’un nouvel employé qui prend ses fonctions conformément à la fiche descriptive de son poste.

La fiche qui décrit le poste est un code, et l’employé peut agir en se basant sur cette description, exprimant ainsi le code.

Cela dit, les fiches de poste n’ont en général plus de valeur après que le poste soit comblé, et le code qui s’exprime dans une entreprise au fil du temps est beaucoup plus compliqué, nuancé et reste la plupart du temps non documenté. Les jeux politiques font partie intrinsèque du code, tout comme les normes culturelles, les règles non écrites, les responsabilités implicites des postes, etc… Documenter le code permet une expression pure de celui-ci et conduit les employés à exercer leurs activités avec plus de clarté et moins d’anxiété.

La fonction fitness

Comment une entreprise fait-elle pour savoir comment elle va ? Il y a plusieurs paramètres évidents – les ventes, la rotation du personnel, les visites du site web, etc. Il est cependant beaucoup plus difficile de quantifier et de mesurer des choses comme le bonheur, l’énergie, la productivité et l’anxiété.

Les systèmes et applications pour aider sur ces sujets ne manquent pas, mais foncer sur des fonctions fitness sans les avoir intégrées au processus d’évolution lui même n’affectera pas les comportements ou ne changera pas l’ADN de l’entreprise, car le code ne sera pas modifié.

Chez Medium, notre fonction fitness interne est la façon dont nous traitons les tensions. Les tensions, dans notre entreprise, sont décrites comme la détection d’un écart entre ce qui est et ce qui pourrait être. Nous organisons des réunions hebdomadaires où les employés apportent leurs tensions et les traitent en déterminant une prochaine action pour résoudre la tension le plus rapidement possible.Les réunions de gestion des tensions en holacratie requièrent la présence d’un facilitateur et le respect par tous d’un ensemble de règles pour la réunion. Les tensions qui pilotent nos réunions constituent notre fonction fitness. Jean, un jeune ingénieur ici, a écrit un post sur la façon dont nos réunions de gestion des tensions fonctionnent chez Medium.

Faire varier le code

Documenter le code, exprimer le code et tester le code sont tous des moyens pour arriver à la finalité, qui est de faire varier le code. Si une entreprise peut faire varier son code et mieux opérer, elle peut évoluer. L’ADN de l’entreprise peut être modifié, ce qui affecte l’expression du code, ce qui signifie des changements de comportements, des modifications de postes, et la structure de l’entreprise s’en trouve transformée.

Changer le code fait peur, surtout aux fondateurs. On nous apprend à être proactif et à concevoir en se basant sur l’expérience. C’est amusant de concevoir une entreprise à partir de ses débuts. Les fondateurs ont tendance à tenir les rênes aussi serrées que possible pour éviter tout écart au plan original. Si l’entreprise évolue de manière réactive, à partir de tensions réelles, elle peut accueillir les tensions comme une opportunité pour devenir antifragile. Chez Medium, les variations de code conduisent à modifier les rôles que nous exerçons, la structure réelle de l’entreprise, nos politiques et notre mission. Tous les changements sont documentés et diffusés à l’ensemble de l’entreprise. Il n’est pas rare d’avoir plusieurs modifications du code par semaine.

S’améliorer avec le temps

Pour éviter le piège du déclin au fil du temps dont sont victimes de nombreuses entreprises, mettez en place un système évolutionniste. Je recommanderais de jeter un œil à Holacracy qui est une solution clé en main pour démarrer. Je ne suis pas mandaté par Holacracy, mais je peux témoigner de la puissance évolutionniste qu’elle a déclenchée chez Medium.
Enfin, selon les mots d’Ernest Hemingway… « Il n’y a rien de noble à être supérieur à votre prochain; la vraie noblesse est d’être supérieur à votre ancien moi. »

Version Originale ©2013 Jason Stirman – Traduction Française ©2015 iGi Partners